湖南农业大学继续教育处
湘农大继字[2011]第7号
关于认真做好我校2011年6月成人高等教育
毕业生学历电子注册工作的通知
各有关学院、函授站：
依据教育部和省教育厅有关规定，为认真做好我校2011年6月成人高等教育毕业生学历电子注册工作，现将有关事项通知如下：
一、毕业生对象
2009级函授、业余在校学生，学制为两年半。
二、工作要求
毕业生学历电子注册工作严格按照我处制定的《湖南农业大学成人高等教育注册信息管理工作规范》中的相关规定执行。
1、毕业生学历电子注册一律采用DBF数据库格式上报。注册工作在高校学籍学历注册辅助系统中进行。
2、毕业生学历电子注册内容包括：考生号（ksh）、学号（xh）、姓名（xm）、性别（xb）、身份证号（sfzh）、专业名称（zymc）、层次（cc）、学习形式（xxxs）、学院（fy）、函授站（xsh）、备注（bz）。重点核查姓名、身份证号、专业名称三项信息。
3、各有关学院、函授站要高度重视和加强毕业生学历电子注册工作的管理，认真组织专人或学生本人核对毕业生电子注册信息，确保信息准确无误。
4、毕业生如需更改身份证号码、姓名或出生日期（姓名和出生日期二者只允许修改其中一项），须本人填写《高等学校学生学籍信息更改审批表》，并办理好相关手续；毕业生如需更改专业，须本人填写《高等学校学生更改专业审批表》。改名的在备注（bz）栏中填“改名”、改身份证号的填“改身份证号”、添加的名单填“转学”或“休学”、退学的填“退学”。
5、毕业生学历电子注册图像信息采用新华社统一拍摄的学历照片信息，并要求毕业生在中国高等教育学生信息网学历电子注册图像校对系统（
http://www.chsi.com.cn）中核对本人图像，还未摄像的尽快组织参加散拍（新华社湖南分社图像采集中心地址：长沙市迎宾路153号记者之家一楼。联系电话：0731-82250811，82684581；联系人：唐琳）。
三、数据审核原则
各学院提交的毕业生学历电子注册信息数据以考生号为关键字段，与教育部新生录取数据或新生学籍电子注册数据进行比对，数据改动的由学院出具相关证明材料予以确认通过。
四、学历电子注册相关材料
1、从高校学籍学历注册辅助系统中转出的毕业生电子数据（DBF格式）
2、湖南农业大学成人高等教育毕业生学历电子注册信息审核情况登记表
3、学籍异动有关材料，如改个人身份信息、改专业、转学材料等
五、注册材料上报时间和地点
1、毕业生电子注册数据（DBF格式）、毕业生学历电子注册信息审核情况登记表于2011年6月5日之前交继教处招生与学籍管理科。
2、学籍异动材料于2010年6月10日之前交继教处招生与学籍管理科。
六、注意事项
1、学历电子注册的学生必须通过毕业生资格审查，符合毕业条件，并有毕业生电子图像信息，否则，取消其毕业生资格。
2、各学院未在规定时间报送相关材料，逾期我处不予受理。
3、毕业生学历电子注册工作实行逐级责任负责制，各学院、函授站要高度重视，加强管理，提高认识，明确职责，确保注册工作顺利完成。
七、各学院、函授站要尽快按要求（见附件一）分站、分专业整理好毕业材料和毕业生个人档案材料，填写好毕业生个人档案袋。毕业材料（包括毕业论文、毕业生成绩总表等）由继教处教学管理科审查后归档；毕业生个人档案将继续实行集中统一审档，整个审档工作要求于6月17日以前完成，关于审档工作的具体安排详见附件二。
八、注册工作联系方式
工作负责人：刘强生；联系电话：0731-84618097；13017280297、68348（集团号）
毕业生电子注册数据、信息审核情况登记表、学籍异动材料
宋江南；联系电话：0731-84618097；13787198452、68452（集团号）
附件：一、毕业生个人档案材料内容及要求
二、湖南农业大学成人教育2011年6月毕业生审档时间安排表
湖南农业大学继续教育处
二○一一年五月九日
主题词：成人教育 毕业生 电子注册
主 送：方逵副校长
抄 送：各有关学院
湖南农业大学继续教育处 2011年5月9日 印发25份
附件一
毕业生个人档案材料内容及要求
一、档案内容
1成人高考报名登记表一份。
2学生登记表一份。
3毕业生登记表一份。
4学生个人成绩总表一份。
5新生录取通知书一份。
6其他材料。包括评优材料、处分材料等。
二、要求
1、成人高考报名登记表是考生在参加成人高考报名时由报名点打印给考生在入学报到时交与学校存入本人学籍档案的一种表格。如因特殊情况遗失的可以到原来报名时的报名点补打，也可复印录取简表替代（录取简表须加盖湖南农业大学继续教育学院公章）。
2、学生登记表是学生在入学报到时由学校发给学生本人填写的一种表格，内容包括个人基本情况，本人家庭成员、社会关系情况、学习履历等。填表日期须按照入学日期填写，表上须粘贴相片。
3、毕业生登记表是学生在即将毕业前由学校发给学生本人填写的一种表格，内容包括学生在校学习期间的基本情况，自我总结等。学院或函授站意见一栏要求签署意见并加盖公章，有工作单位的还要求在原工作单位意见一栏签署意见并加盖公章。填表日期须按照毕业日期填写，表上须粘贴相片。
4、学生个人成绩总表要求填表人签名。
附件二
湖南农业大学成人教育2011年6月
毕业生审档时间安排表
|
学院 |
审档时间 |
学院审档人员 |
继教处审档人员 |
|
外语学院 |
6月14日 |
郭建伟 |
宋江南、严晓、陈友春 |
|
动医学院 |
6月14日 |
晏美清 |
宋江南、严晓、陈友春 |
|
信息学院 |
6月14日 |
李 琼 |
宋江南、严晓、陈友春 |
|
资环学院 |
6月14日 |
周杨慧 |
宋江南、严晓、陈友春 |
|
工 学 院 |
6月15日 |
舒淑珍 |
宋江南、严晓、郭 丽 |
|
动 科 院 |
6月15日 |
唐 英 |
宋江南、严晓、郭 丽 |
|
生 科 院 |
6月15日 |
刘 辉 |
宋江南、严晓、郭 丽 |
|
理 学 院 |
6月15日 |
曾龙辉 |
宋江南、严晓、郭 丽 |
|
经济学院 |
6月16日 |
许 慧 |
宋江南、严晓、裴红旗 |
|
商 学 院 |
6月16日 |
张黔珍 |
宋江南、严晓、裴红旗 |
|
人文学院 |
6月16日 |
张建玲 |
宋江南、严晓、裴红旗 |
|
师范学院 |
6月16日 |
何 昆 |
宋江南、严晓、裴红旗 |
|
农 学 院 |
6月16日 |
杨 华 |
宋江南、严晓、裴红旗 |
说明及要求：
1、审档地点：继教处201；时间：上午8:00-11:30，下午2:30-6:00。
2、郭丽负责纸质档案材料的审核；严晓负责成绩、论文的审核和归档；宋江南负责毕业生人数及毕业生电子信息（包括图像信息）的审核；陈友春、裴红旗负责盖章。
3、毕业生审档工作负责人：李枝秀、刘强生、石小莲。
4、要求各学院务必在安排的时间内严格按照毕业生审档工作要求完成毕业生审档工作，确保毕业电子注册和办证工作的顺利进行。
湖南农业大学继续教育处
2011年5月9日