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关于认真做好我校2012年6月成人高等教育毕业生学历电子注册工作的通知
各有关学院、函授站：
依据教育部和省教育厅有关规定，为认真做好我校2012年6月成人高等教育毕业生学历电子注册工作，现将有关事项通知如下：
一、毕业生对象
1、2010级函授、业余在校学生，学制为两年半；
2、休学或留级学生。
二、工作要求
毕业生学历电子注册工作严格按照我处制定的《湖南农业大学成人高等教育注册信息管理工作规范》中的相关规定执行。
1、毕业生学历电子注册一律采用DBF数据库格式上报。注册工作在高校学籍学历注册辅助系统中进行。
2、毕业生学历电子注册内容包括：考生号（ksh）、学号（xh）、姓名（xm）、性别（xb）、身份证号（sfzh）、专业名称（zymc）、层次（cc）、学习形式（xxxs）、学院（fy）、函授站（xsh）、备注（bz）。重点核查姓名、身份证号、专业名称三项信息。
3、各有关学院、函授站要高度重视和加强毕业生学历电子注册工作的管理，认真组织专人或学生本人核对毕业生电子注册信息，确保信息准确无误。
4、毕业生如需更改身份证号码、姓名或出生日期（姓名和出生日期二者只允许修改其中一项），须本人填写《高等学校学生学籍信息更改审批表》，并办理好相关手续；毕业生如需更改专业，须本人填写《高等学校学生更改专业审批表》。改名的在备注（bz）栏中填“改名”、改身份证号的填“改身份证号”、添加的名单填“转学”或“休学”、退学的填“退学”。
5、毕业生学历电子注册图像信息采用新华社统一拍摄的学历照片信息，并要求毕业生在中国高等教育学生信息网学历电子注册图像校对系统（http://www.chsi.com.cn）中核对本人图像，还未摄像的尽快组织参加散拍（新华社湖南分社图像采集中心地址：长沙市迎宾路153号记者之家一楼。联系电话：0731-82250811，82684581；联系人：唐琳）。
三、数据审核原则
各学院提交的毕业生学历电子注册信息数据以考生号为关键字段，与教育部新生录取数据或新生学籍电子注册数据进行比对，数据改动的由学院出具相关证明材料予以确认通过。
四、学历电子注册相关材料
1、从高校学籍学历注册辅助系统中转出的毕业生电子数据（DBF格式）
2、湖南农业大学成人高等教育毕业生学历电子注册信息审核情况登记表
3、学籍异动有关材料，如改个人身份信息、改专业、转学材料等
五、注册材料上报时间和地点
1、毕业生电子注册数据（DBF格式）、毕业生学历电子注册信息审核情况登记表于2012年6月5日之前交继教处招生与学籍管理科。
2、学籍异动材料于2012年6月10日之前交继教处招生与学籍管理科。
六、注意事项
1、学历电子注册的学生必须通过毕业生资格审查，符合毕业条件，并有毕业生电子图像信息，否则，取消其毕业生资格。
2、各学院未在规定时间报送相关材料，逾期我处不予受理。
3、毕业生学历电子注册工作实行逐级责任负责制，各学院、函授站要高度重视，加强管理，提高认识，明确职责，确保注册工作顺利完成。
七、各学院、函授站要尽快按要求（见附件一）分站、分专业整理好毕业材料和毕业生个人档案材料，填写好毕业生个人档案袋。毕业材料（包括毕业论文、毕业生成绩总表等）由继教处教学管理科审查后归档；毕业生个人档案将继续实行集中统一审档，整个审档工作要求于6月15日以前完成，关于审档工作的具体安排详见附件二。
八、注册工作联系方式
工作负责人：刘强生；联系电话：0731-84618097；13017280297、68348（集团号）
毕业生电子注册数据、信息审核情况登记表、学籍异动材料
宋江南；联系电话：0731-84618097；13787198452、68452（集团号）
附件：
湖南农业大学继续教育处
2012年4月25日