湖南农业大学成人教育处文件
湘农大成字[2009]第15号
关于做好我校2010届春季成人高等教育毕业生学历
电子注册工作的通知
各有关学院、函授站：
依据教育部和省教育厅有关规定，为做好我校2010届春季成人高等教育毕业生学历电子注册工作，现将有关事项通知如下：
一、毕业生对象
1、2006级四年制函授专业；
2、2007级三年制函授专业；
3、2008级二年制脱产专业。
二、工作要求
1、毕业生学历电子注册一律采用DBF数据库格式上报。本次注册工作在高校学籍学历注册辅助系统中进行。
2、毕业生学历电子注册内容包括：考生号（ksh）、学号（xh）、姓名（xm）、性别（xb）、身份证号（sfzh）、专业名称（zymc）、层次（cc）、学习形式（xxxs）、学院（fy）、函授站（xsh）、备注（bz）。
3、各有关学院、函授站要高度重视和加强毕业生学历电子注册工作的管理，认真组织专人或学生本人核对毕业生电子注册信息，确保信息准确无误。
4、毕业生姓名信息有误和改名的须提交当地户籍管理部门出具的户籍证明，出生日期有误的提交本人身份证复印件。改名的在备注（bz）栏中填“改名”、改身份证号的填“改身份证号”、添加的名单填“转学”或“休学”、退学的填“退学”（姓名和出生日期二者只允许修改其中一项）。
5、毕业生学历电子注册图像信息采用新华社统一拍摄的学历照片信息。各学院、函授站通知毕业生在中国高等教育学生信息网学历电子注册图像校对系统（
http://www.chsi.com.cn）中核对本人图像，暂未摄像的尽快组织散拍（新华社湖南分社图像采集中心地址：长沙市迎宾路133号记者之家五楼。联系电话：0731-2250811）。
6、加强专升本毕业生专科学历资格审查。要求专升本入学时间不得早于专科毕业时间，即专升本学籍注册时已获得专科学历。因专科学历资格问题造成专升本学历电子证书不能正常上网，所有后果由本人承担。
三、数据审核原则
各学院提交的毕业生学历电子注册信息数据以考生号为关键字段，与教育部新生录取数据或新生学籍电子注册数据进行比对，数据改动的由学院出具相关证明材料予以确认通过。
四、学历电子注册相关材料
1、从高校学籍学历注册辅助系统中转出的毕业生电子数据（DBF格式）
2、湖南农业大学成人高等教育毕业生学历电子注册信息审核情况登记表
3、学籍异动有关材料，如改名、转学材料等
五、注册材料上报时间和地点
1、毕业生电子注册数据（DBF格式）、毕业生学历电子注册信息审核情况登记表于2009年11月28日之前交成教处信息科。
2、学籍异动材料于2009年11月30日之前交成教处招生学籍科。
六、注意事项
1、学历电子注册的学生必须通过毕业生资格审查，符合毕业条件，并有毕业生电子图像信息，否则，取消其毕业生资格。
2、各学院未在规定时间报送相关材料，逾期我处不予受理。
3、毕业生学历电子注册工作实行逐级责任负责制，各学院、函授站要高度重视，加强管理，提高认识，明确职责，确保注册工作顺利完成。
七、各学院、函授站要尽快按要求分站、分专业整理好毕业材料和毕业生个人档案材料，填写好毕业生个人档案袋。毕业材料（包括毕业论文、毕业生成绩总表等）由成教处教学管理科审查后归档；毕业生个人档案将继续实行集中统一审档，整个审档工作要求于12月15日以前完成，关于审档工作的具体安排将另行通知。
八、注册工作联系方式
工作负责人：刘强生；联系电话：0731-4618097；68348；13017280297
1、毕业生电子注册数据、信息审核情况登记表
信息科：石 勇；联系电话：0731-4673771；66738
2、学籍异动材料
学籍科：宋江南；联系电话：0731-4618097；68452
2、毕业生个人档案材料内容及要求
湖南农业大学成人教育处
二○○九年十一月二日
附件2：
毕业生个人档案材料内容及要求
一、档案内容
1、成人高考报名登记表一份。
2、学生登记表一份。
3、毕业生登记表一份。
4、学生个人成绩总表一份。
5、新生录取通知书一份。
6、其他材料。包括评优材料、处分材料等。
二、要求
1、成人高考报名登记表是考生在参加成人高考报名时由报名点打印给考生在入学报到时交与学校存入本人学籍档案的一种表格。如因特殊情况遗失的可以到原来报名时的报名点补打，也可复印录取简表替代（录取简表须加盖湖南农业大学成人教育学院公章）。
2、学生登记表是学生在入学报到时由学校发给学生本人填写的一种表格，内容包括个人基本情况，本人家庭成员、社会关系情况、学习履历等。填表日期须按照入学日期填写，表上须粘贴相片。
3、毕业生登记表是学生在即将毕业前由学校发给学生本人填写的一种表格，内容包括学生在校学习期间的基本情况，自我总结等。学院或函授站意见一栏要求签署意见并加盖公章，有工作单位的还要求在原工作单位意见一栏签署意见并加盖公章。填表日期须按照毕业日期填写，表上须粘贴相片。
4、学生个人成绩总表要求填表人签名。