关于印发《湖南农业大学学生人事档案

管理实施办法（试行）》的通知

各院、部、处、馆，后勤服务集团：

《湖南农业大学学生人事档案管理实施办法（试行）》已经学校审定，现予公布，自2017年1月1日起施行。原《湖南农业大学学生人事档案管理实施细则》（湘农大〔2007〕138号）同时废止。

特此通知。

附件：1.湖南农业大学新生人事档案清理异常情况登记表

2.湖南农业大学关于催转新生人事档案材料的函

3.学生人事档案转递流程

      湖南农业大学

       2016年12月21日

湖南农业大学

学生人事档案管理实施办法（试行）

第一章 总 则

第一条  为了加强学生人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖南省档案管理条例》等法律法规，结合本校实际情况，特制定本实施办法。

第二条  学生人事档案是指在校学生在学习、实践活动中形成的，记载和反映个人经历、德能勤绩，并以个人为单位集中保存起来备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录；是学生思想道德、文化素养、专业素养、社会实践、素质拓展、学识水平和身体状况等各方面的集中反映。

第三条  学生人事档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是学校档案的重要组成部分。 

第四条  学生人事档案管理工作必须严格执行国家有关档案安全和保密制度，严防档案的损毁、失散和泄密。

第二章 机制和职责

第五条  我校学生人事档案工作，实行由学生所在学院负责收集、核实、整理和归档，各相关职能部门配合，由档案馆负责集中转递和管理的机制。各相关职能部门应及时将学生在校期间形成的档案材料移交给相关学院归入学生人事档案中，确保学生人事档案的真实性和完整性。

第六条  档案馆的职责：

（一）接收和鉴别本校获得正式学籍的学生人事档案；

（二）办理学生人事档案查阅、借阅和转递工作；

（三）为有关部门和个人提供有记载的学生档案证明；

（四）做好学生人事档案保密及防火、防盗、防虫、防潮等工作；

（五）办理其它有关事项。

第七条  各学院、研究生院、研究生工作部、学工部、教务处、组织部、团委、招生就业处的职责：

（一）贯彻执行国家和学校有关档案工作的法规和制度，将学生人事档案工作纳入本单位年度工作计划以及相关工作人员的职责范围；

（二）各单位应有一名负责人分管学生人事档案工作，按档案管理的要求，明确一到两名工作人员具体负责本单位学生人事档案材料的收集、整理、移交和归档工作；

（三）确保学生人事档案不遗失、不错放、不泄密、不损毁。

第三章  归档范围

第八条  学生人事档案的归档范围：

（一）本(专)科生人事档案的归档范围：

1．高中阶段档案材料：

（1）高中毕业生登记表；

（2）高中学籍登记表；

（3）毕业生成绩登记；

（4）体检表；

（5）家庭情况登记表；

（6）社会实践活动登记表；

（7）体育合格情况登记表；

（8）身体素质测试登记表；

（9）党、团材料。入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明、入党积极分子考察材料；取消预备党员资格的组织意见（记载有组织意见的入党志愿书可归档）；入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料；

（10）奖惩材料；

（11）普通高等学校招生考生报名登记表；

（12）普通高等学校招生考生体格检查表；

（13）普通高等学校招生考生志愿表；

（14）普通高等学校招生全国统一考试成绩表。

2．大学阶段档案材料：

（1）历年学习成绩表；

（2）毕业生登记表；

（3）毕业论文（设计）情况表；

（4）授予学士学位通知书；

（5）健康体检表；

（6）党、团材料，具体见第八条（一）1（9）。

（7）毕业生就业报到证；

（二）硕士研究生人事档案的归档范围：

1．硕士学位研究生录取登记表；

    2．研究生学籍登记表；

    3．硕士研究生招生综合评价表；

    4．党、团材料，具体见第八条（一）1（9）。

    5．硕士学位审批材料：

   （1）课程成绩表；

   （2）研究生论文答辩及学位申请书（硕士）

   6．授予硕士学位通知书；

    7．毕业研究生登记表；

    8．单独考试的应有专家推荐书；

    9．体检表；

    10．毕业研究生就业报到证。

（三）博士研究生人事档案的归档范围：

1．报考攻读博士学位研究生登记表（2016年后录取的需提供博士学位研究生录取登记表）；

    2．研究生学籍登记表；

    3．博士研究生招生综合评价表；

    4．专家推荐书；

5．党、团材料，具体见第八条（一）1（9）。

6．博士学位审批材料：

   （1）课程成绩单及相关附件；

   （2）研究生论文答辩及学位授予申请书（博士）；

    7．授予博士学位通知书；

    8．毕业研究生登记表；

    9．体检表；

    10．毕业研究生就业报到证。

（四）有工作经历研究生人事档案的归档范围：

    1．就业报到证；

    2．高（中）等学校毕业生见习期考核鉴定表；

    3．高（中）等学校毕（结、肄）业转正定级审批表；

    4．行政、工资关系介绍信；

    5．劳动合同书和解除劳动合同证明（企业转入）；

    6．人才交流中心登记表（档案放在人才交流中心）；

    7．年度考核情况登记表。

（五）其他应归材料：

1．校级以上的奖励材料：三好学生、三好学生标兵、优秀学生干部、优秀党务工作者、优秀党、团员、团干、优秀毕业生等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表等；

2．校级以上的处分材料及撤销处分有关材料：处分决定，免于处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分的意见，撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复等；

3．更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。个人申请、组织审查报告及所依据的证明、上级批复等；

4．其他有保存价值的材料：因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国外表现情况材料、学习情况材料或鉴定材料；丧事材料含学生死亡报告，悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书等。

第四章 归档要求

第九条  必须是标明学生所在院（系）、专业、年级和班级的正式材料。 

第十条  必须完整、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

第十一条  手续必须完备，凡规定由相关职能部门审核盖章的，必须加盖该部门公章（如毕业生登记表、学生成绩单等）；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第十二条  应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十三条  应使用国家统一规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十四条  归档材料清点完毕后统一装入毕业生档案袋，按要求用蓝、黑墨水填写档案袋封面，按专业、班级、学号的先后顺序排列。

第十五条  任何单位和个人，不得将不应该归档的材料归入学生档案。

第十六条  档案馆对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档单位，并限期整改。

第五章 归档时间

第十七条  每年新生报到注册完毕以及少数学生专业调整到位后，各相关职能部门要配合学生所在学院对新生人事档案进行全面清理，填写《湖南农业大学新生人事档案清理异常情况登记表》（附件1），并将清理结果在11月底之前报档案馆备案。新生档案材料缺失由各学院填写《湖南农业大学关于催转新生人事档案材料的函》(附件2），并通知新生向档案来源地催补。

第十八条  研究生院、研究生工作部、招生就业处必须在毕业生毕业前半个月通过《湖南农业大学毕业生管理系统》上传应届毕业生毕业动向，档案馆通知各学院进行毕业生信息核对，发现问题及时修改。

第十九条  各学院核对完毕后，生成《湖南农业大学毕业生移交名单》。移交名单一式两份，档案馆工作人员审核后双方签字，各留存一份备查。

第二十条  各学院在毕业生离校后一个月内，将毕业生人事档案移交档案馆，档案馆以毕业生就业报到证或者单位调档函为依据转递学生档案，对遗留的学生档案应有专柜存放。

第六章  档案利用

第二十一条  查阅和借用学生人事档案，应遵守以下规定：

（一）查阅和借用档案应严格履行登记手续，须出具相关公函和身份证明，档案馆方可接待；

（二）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

（三）各院（系）只能查阅本院（系）的学生档案，其它单位原则上不能查阅；

（四）借用和查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案内容，确因需要从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准；

（五）档案一般不外借，若特殊情况需借出档案须经档案馆负责人和分管档案工作的校领导批准；借出和退回前双方要审核档案中的材料，并签字确认，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人；

（六）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违犯者，视情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》给予处罚；

    （七）档案管理人员只能出具档案材料所记载事实的证明，不得给任何单位和个人出具有评论性意见的文字。

第七章 档案转递

第二十二条  学生人事档案由档案馆通过机要、特快专递或派专人送取，原则上不得交本人（含亲属）自带；档案转递流程见附件3。

第二十三条  转递学生人事档案以毕业生就业报到证或者单位调档函为依据，原则上不能分批转出，不得以任何理由扣留档案材料。

第二十四条  学生人事档案一经寄出，有关单位应归档而没有及时归档的档案材料，由负责归档的单位负责转递。

第八章 附 则

第二十五条  本实施办法由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。

第二十六条  本实施办法自2017年1月1日起施行，原《湖南农业大学学生人事档案管理实施细则》（湘农大〔2007〕138号）同时废止。

附件1

湖南农业大学xx学院xx级新生人事（研究生、本专科生）档案材料清查异常情况登记表       

年   月

注：１、在“☆”栏填写无档案或缺材料名称代码

高中阶段：A、高中毕业生登记表  B、入团（党）志愿书  Ｃ、考生志愿卡  Ｄ、体检表  Ｅ、考生报名登记表；

大学阶段：F、高等学校毕业生登记表、G、学士学位授予通知书、H、学习成绩表、I、体检表；

硕士阶段：J、体检表、K、录取登记表、L、课程成绩表、M、硕士毕业研究生登记表、N、硕士研究生论文答辩及学位申请书  O、授予硕士学位通知书

2、xxxx年11月30前，将 “登记表”报档案馆。  

学院清查人签名：                                档案馆收表人签名：                     年     月    日